El gran número de actividades que componen un proyecto y el alto grado de tecnificación requerido para llevarlas a cabo, dan lugar a la distribución de tareas entre miembros de un equipo. Es de vital importancia que estos puedan organizar, coordinar y desarrollar sus actividades de manera eficiente, siendo responsabilidad del Director del Proyecto propiciar un entorno de trabajo colaborativo que evite duplicidad de tareas y permita compartir los recursos e intercambiar información de manera oportuna. Un entorno virtual cumple con tales cometidos, además de no estar limitado a la proximidad geográfica de los usuarios ni la coincidencia temporal.
Para ejecutar un proyecto se debe hacer uso de varios tipos de recursos: humanos, técnicos, económicos, datos, información, y estos recursos deben utilizarse de la manera más eficiente posible para evitar su desperdicio. Hacerlo es un verdadero arte y consiste en uno de los principales retos que enfrenta un Director de Proyecto durante todas las etapas del mismo.
Imaginemos un proyecto en el que cada persona trabaja a su ritmo, algunas tareas se omiten, otras se duplican, no se comunican los cambios de manera asertiva ni oportuna y los resultados difieren de lo planificado. Esto sucede cuando no se cuenta con un entorno que permita al equipo del proyecto trabajar de manera colaborativa ni organizada. Lamentablemente esta condición es relativamente frecuente y, en ciertas oportunidades, lleva a las organizaciones al cierre de sus operaciones. Un equipo de proyectos que cuente con una plataforma que le permita planificar y organizar sus actividades, distribuir las tareas de forma ordenada, compartir los recursos y tecnología disponibles y comunicarse asertiva y oportunamente podrá obtener mejores resultados.
Existen algunas plataformas electrónicas que propician entornos colaborativos virtuales de trabajo, constituyéndose en una valiosa herramienta de planificación y organización para los directores de proyectos. Estas permiten el trabajo de equipos multidisciplinarios, de forma remota e incluso asincrónica ya que la información se almacena en servidores a los que los miembros del equipo tienen acceso permanente desde cualquier parte del mundo.
Entre los elementos que componen estos entornos colaborativos virtuales, podemos encontrar:
- Espacios de centralización de la información (evitan la dispersión de documentos y de información en general)
- Herramientas para la integración y automatización de procesos
- Espacios de acceso con asignación de roles diferenciada
- Calendarios de trabajo compartidos
- Espacios de comunicación
- Espacios donde compartir elementos o información: bibliotecas, blogs, wikis y demás espacios formales e informales que favorezcan el intercambio de información u opinión.
Son variadas las herramientas y utilidades que un Entorno Virtual de Trabajo Colaborativo aporta, pero el provecho que de esta se obtenga dependerá fundamentalmente de la predisposición de las personas para aprovecharlo, y de las capacidades del director del proyecto para organizar las tareas que dentro del entorno deben suceder.
Dr(c) Gonzalo Prudencio Crispieri
IPMA Nivel D
